生成AIの社内ルールは、社員が業務でAIを使い始める前に決めておくと安心です。
文章の下書きや要約に使える生成AIは、無料や少額で使えるものが増えています。一方で、社員がそれぞれの判断で使い始めると、どの情報を入力しているのか会社が把握しにくくなります。とはいえ、何から決めればよいか迷う会社もあると思います。
まず決めたいのは、AIに入力してよい情報と、入力してはいけない情報の線引きです。そのうえで、使うサービスと使う場面を決めます。この2つが決まれば、社内で同じ判断をしながら使い始められます。
この記事では、社内ルールとして決めておきたい項目を、決める順に説明します。
生成AIの社内ルールは、使い始める前に決めておきましょう
生成AIとは、質問や指示の文章を入力すると、文章や画像などを作って返すAIのことです。なお、AIに入力する指示の文章は「プロンプト」と呼ばれます。
便利な道具ですが、使い方は人によって大きく違います。たとえば、ある社員はお客様の名前をそのまま入力し、別の社員は名前を伏せて入力する、ということが起こります。
ルールがないと起こりやすいこと
社内ルールがないまま使われると、次のようなことが起こりやすくなります。
- お客様や取引先の情報が、確認のないまま入力される
- 社員が個人のアカウントで使い、退職後も履歴が残る
- 間違いを含んだ文章が、そのまま社外に出る
- 使い方が人によって違い、役に立っているかが分からない
いずれも、あとから使い方をそろえるには手間がかかります。そのため、社内で広く使われる前に決めておくのが近道です。
ルールといっても、長い規程を作る必要はありません。小さな会社なら、1枚の紙に収まる程度で十分な場合が多いです。この記事の項目から、自社に必要なものを選んでください。
生成AIの社内ルールでは、入力してよい情報を先に分けましょう
生成AIの社内ルールで最も大切なのは、入力してよい情報の線引きです。
サービスや設定によっては、入力した内容がサービスの改善に使われる場合があります。また、一度入力した内容は、あとから取り消せないこともあります。そのため、外に出してはいけない情報は入力しないことを基本にします。
入力しないと決めておきたい情報
次の情報は、入力しないように決めておくと安心です。
- お客様の氏名、住所、電話番号などの個人情報
- 取引先との契約内容や、見積金額
- 社員の個人情報や、人事・給与に関する情報
- パスワード、口座番号、カードの番号
- 公開前の新商品や、社内の会議の内容
個人情報については、国の機関からも注意が出ています。個人情報保護委員会は、事業者が個人情報を含むプロンプトを入力する場合、利用目的の範囲内かを十分に確認するよう求めています。詳しくは、個人情報保護委員会の生成AIサービスの利用に関する注意喚起等についてをご覧ください。
入力しても問題になりにくい情報
反対に、次のような情報は入力しても問題になりにくいものです。
- ホームページなどで、すでに公開している情報
- 一般的な言葉の意味や、文章の書き方の質問
- 名前や会社名を「A社」「Bさん」のように置き換えた内容
ただし、置き換えても内容から相手が分かる場合があります。地名や日付、金額などの組み合わせにも注意が必要です。
迷ったときは入力しないと決めておきます
すべての情報を事前に仕分けることはできません。そこで、迷ったときは入力しない、と決めておくと判断がぶれません。
さらに、迷った例は社内で共有しておきましょう。同じ迷いが減り、ルールに書き足す項目も見えてきます。
会社で使う生成AIのサービスと、その設定を決めておきましょう
次に決めるのは、会社として使う生成AIのサービスです。
同じサービスでも、個人向けの無料プランと法人向けのプランでは、入力した内容の扱いが違う場合があります。管理の機能も、プランによって異なることがあります。使う前に、利用規約と設定画面で次の点を確認してください。
- 入力した内容が、サービスの改善に使われるかどうか
- 使われる場合、その設定をオフにできるか
- 会社の管理者が、利用する人のアカウントを管理できるか
- 入力した内容や履歴が、どのくらいの期間保存されるか
確認した内容は、生成AIの社内ルールの紙に書いておきます。また、設定を変えた場合は、どの画面で何を変えたかも残しておくと、あとで見直しやすくなります。
アカウントは会社で管理します
会社で使うサービスは、1つか2つに絞りましょう。一方で、社員が個人のアカウントで業務に使う形は避けたほうがよいでしょう。
アカウントを会社で管理しておけば、社員が退職したときに利用を止められます。そのうえで、誰がどのアカウントを使っているか、一覧にしておくと管理しやすくなります。
なお、1つのアカウントを何人かで共有する使い方は、おすすめしません。誰が何を入力したかが分からなくなるためです。
使う場面は、最初は1つか2つに絞りましょう
いきなりすべての業務で使うのではなく、効果を確かめやすい場面から始めます。
始めやすいのは、次のような仕事です。いずれも、人があとで読み直してから使う文書です。
- 社内向けの文書や報告書の下書き
- 打ち合わせメモの要約
- メールの文面の言い回しの確認
- よくある問い合わせへの返信案
反対に、向いていない使い方もあります。たとえば、計算結果をそのまま使うこと、法律や税金の判断、最新の情報の確認です。答えに間違いが含まれることがあるためです。
試すときは、時間と手直しを記録します
試すときは、1つの業務で2〜3週間使ってみます。その間、次のような点を記録しておきます。
- 使った業務と、使った日
- AIを使った場合に、かかった時間
- AIの答えを直した箇所と、その手間
- 使ってみて気になった点
続けるかどうかは、この記録で判断できます。つまり、感覚ではなく記録をもとに、広げる業務を選べるようになります。
試した結果、続けると決めた業務は、生成AIの社内ルールの「使ってよい業務」に書き足します。反対に、効果が見えなかった業務は、無理に続けなくてもかまいません。
どの業務から試すかは、今の仕事の流れを書き出すと選びやすくなります。業務の洗い出しから手伝ってほしい場合は、当社のサービスのAI活用・AI開発をご覧ください。
生成AIの答えは、社内ルールで決めた人が確認してから使いましょう
生成AIは、もっともらしい間違いを書くことがあります。特に、数字、日付、人や会社の名前、法令の内容には注意が必要です。
そのため、社外に出す文書は、担当者が内容を確認してから使うと決めておきます。AIが作った文章でも、外に出す以上は会社の文書として扱われます。
確認するときは、次の点を見ておくとよいでしょう。
- 数字や日付が、元の資料と合っているか
- 人や会社の名前、商品名が正しいか
- 法令や制度の説明は、公式のページで確かめたか
- 自社の言葉づかいや、お客様への言い方に合っているか
あわせて、誰が確認するかも社内ルールに書いておきます。たとえば、お客様に送る文書は上司が見る、社内向けの文書は作った本人が見直す、といった分け方があります。
また、他の人が作った文章や画像によく似たものが出てくる可能性もあります。ホームページやチラシに使うときは、そのまま公開しないでください。自社の言葉に直し、内容を確かめてから使いましょう。
生成AIの社内ルールは、1枚の紙にまとめて共有しましょう
決めたことは、1枚の紙にまとめて社内で共有します。次の5つが書かれていれば、社内で判断がそろいます。
- 使ってよいサービスの名前と、使うアカウント
- 入力してはいけない情報
- 使ってよい業務
- 社外に出す前の確認のしかた
- 迷ったときの相談先
紙にまとめたら、全員で一度読み合わせをしておきます。たとえば、入力してよいか迷う例をいくつか出して、全員で判断してみる方法があります。
もう少し詳しく考えたい場合は、国のガイドラインも参考になります。総務省と経済産業省は、AIを使う事業者に向けたAI事業者ガイドラインを公表しています。すべてを取り入れる必要はありませんが、自社のルールに足りない点を見つける助けになります。
生成AIの社内ルールは、この順番で作ると進めやすくなります
ここまでの項目は、次の順番で決めていくと進めやすくなります。
- 社員が今、どの業務でAIを使っているかを聞き取ります。
- 入力してはいけない情報を決めます。
- 会社で使うサービスと、その設定を決めます。
- 試す業務を1つか2つ選び、2〜3週間使ってみます。
- 確認のしかたと相談先を決め、1枚の紙にまとめます。
- 社内で説明し、次に見直す時期を決めます。
まず今の使われ方を聞き取るのは、実際の使い方に合ったルールにするためです。使われていない前提でルールを作ると、守られにくくなる場合があります。
ルールは見直す時期も決めておきましょう
生成AIのサービスは、機能や規約がよく変わります。そこで、半年に一度など、見直す時期もルールに書いておきましょう。
見直すときは、次の点を確認します。
- 使っているサービスの規約や設定に、変更がないか
- 入力してよいか迷った例が、新しく出ていないか
- 試した業務の記録から、使う場面を広げるか、やめるか
たとえば、試した業務で手直しの手間が減っていれば、似た業務にも広げられます。反対に、手直しが多い業務は、使い方を変えるか、使うのをやめる判断も必要です。
当社では、業務の洗い出しから、サービスの選び方、ルールづくり、社内向けの使い方の説明までをお手伝いしています。使い始めたあとも、社内で使いこなせるまで伴走します。
よくあるご質問
Q. 社員が無料のAIを使っています。禁止したほうがよいですか？
A. 一律に禁止するよりも、使ってよいサービスと入力してはいけない情報を決めるほうが現実的です。禁止しても、会社が把握していないところで使われる場合があるためです。まずは今どの業務で使っているかを聞き取り、ルールに反映しましょう。
Q. 社員が数人の会社でも、ルールは必要ですか？
A. 数行でも決めておくことをおすすめします。人数が少ない会社ほど、1人の判断がそのまま会社の判断になりやすいためです。入力してはいけない情報だけでも、先に書いておくと安心です。
Q. 社内ルールを作ったあと、社員にはどう伝えればよいですか？
A. 紙を配るだけでなく、短い説明の時間をとるのがよいでしょう。特に、入力してはいけない情報は、具体的な例を見せながら説明すると伝わりやすくなります。なお、新しく入った社員にも同じ紙で説明できるようにしておくと、生成AIの使い方がそろいます。
Q. ルールの紙は、誰が作ればよいですか？
A. 通常は、社長や業務をまとめている方が作るのがよいでしょう。ただし、実際に使う社員の意見も聞いておくと、守りやすいルールになります。作り方に迷う場合は、当社にご相談ください。
入力してよい情報を決めてから、小さく試しましょう
AIを業務に取り入れるときは、入力してよい情報、使うサービス、使う場面の3つを先に決めてください。そのうえで1つの業務で試し、効果を確かめてから広げるのが確実です。
佐世保市で生成AIの社内ルールづくりや、業務へのAIの取り入れを考えている方は、株式会社プロヴァシスへお問い合わせください。今の業務をうかがい、試しやすい場面とルールの作り方をご説明します。オンラインでのご相談にも対応しています。
