勤怠管理や日報、案件の管理を月額のアプリで行っていると、使わない機能が多い、自社の手順に合わないと感じる場合があります。ほかの仕組みと二重に入力していることもあります。こうしたときの選び方の1つが、業務アプリ開発です。
当社は、AIを使った業務の効率化とあわせて、その会社専用の業務アプリを開発します。
以下、月額のアプリが合わない理由、専用のアプリの作り方、AIとの組み合わせ方、勤怠管理を作るときの注意の順に説明します。
月額のアプリが合わない理由は、主に3つあります
月額のアプリは、さまざまな会社で使えるように作られています。そのため、会社ごとの細かな手順までは合わせにくい場合があります。合わない理由は、主に次の3つです。
| 合わない理由 | よくある例 |
|---|---|
| 機能の過不足 | 使わない機能が多く画面が分かりにくい、逆に自社に必要な項目がない |
| 手順・言葉の違い | 承認の順番や、社内で使う呼び方とアプリの表示が合わない |
| ほかの仕組みとの二重入力 | 勤怠・日報・請求などを別々のアプリに同じ内容で入れている |
たとえば、現場ごとに作業の時間を分けて記録したい会社では、勤怠のアプリとは別に、表計算のファイルに書き写していることがあります。このような書き写しが毎日あるなら、仕組みを見直す目安になります。
月額のアプリのままがよい場合もあります
一方で、月額のアプリには、提供する会社が機能の追加や更新を続けるという良さがあります。また、すぐに使い始められ、サービスによっては困ったときの窓口もあります。
このため、合わないのが一部の機能だけなら、設定の見直しや、ほかのアプリとの連携で足りる場合もあります。業務アプリ開発は、毎日の手間が残り続ける業務に絞るのが向いています。
専用の業務アプリは、自社の手順に合わせて必要な機能だけで作ります
専用の業務アプリは、会社の今のやり方に合わせて、画面と入力の項目を決めて作るアプリです。使う人が迷わないよう、項目の名前も社内の呼び方にそろえます。
当社では、まず今の業務と、使っている月額のアプリをうかがいます。そのうえで、必要な機能に絞った形で作り、使いながら直していきます。最初から大きな仕組みを作らないため、短い期間と抑えた費用で作成します。
なお、料金は、業務の内容と機能の数をうかがってお見積りします。月額のアプリの費用と比べながら、作る範囲を決めていきます。
AIでの業務効率化と、同じ洗い出しの中で進めます
業務アプリ開発は、当社のAI活用と同じく、業務の洗い出しから始めます。洗い出した作業は、次のように分けて考えます。
- 決まった手順で入力・集計する作業は、業務アプリの仕組みにする
- 文章の下書きや要約など、毎回内容が変わる作業は、AIに任せる
- 判断や確認が必要な作業は、人が行う
たとえば、日報の入力はアプリで行い、集まった日報の要約をAIで作る、という組み合わせもできます。AIに入力してよい情報の決め方は、「生成AIを業務に使う前に、社内ルールで決めておきたいこと」で説明しています。
勤怠管理を作るときは、労働時間の記録の決まりに合わせます
勤怠管理を専用のアプリにする場合は、法律やガイドラインの決まりに合う記録の方法にします。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業の時刻は、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録をもとに確認し、記録するとされています。
そのため、打刻の方法や、あとから時刻を直したときの記録の残し方は、作る前に決めておきます。あわせて、就業規則や給与の計算の決まりは、社会保険労務士などの専門家に確かめておきます。
よくあるご質問
Q. 今使っている月額のアプリのデータは、専用のアプリに移せますか？
A. 移せるかどうかは、今のアプリからどの形式でデータを書き出せるかによります。CSVなどで書き出せる場合は、それをもとに移す方法を考えます。書き出しの方法は、契約中のサービスの案内で確かめます。
Q. 専用のアプリを作るのに、補助金は使えますか？
A. デジタル化・AI導入補助金の対象は、事務局に登録されたIT導入支援事業者が提供し、事務局に登録されたITツールです。そのため、会社ごとに作るアプリは、対象にならない場合があります。補助金の仕組みは、「デジタル化・AI導入補助金で導入できるもの・できないもの」で説明しています。
ご相談の前に書き出しておくこと
- 今使っている月額のアプリと、月々の費用、契約の更新日
- 合わない所（使わない機能、足りない機能、二重に入力している作業）
- アプリを使う人の人数と、使う場所（事務所、現場、スマートフォン）
- AIに任せたい作業があれば、その内容
佐世保市を中心に、長崎県内と佐賀県の一部で、業務に合わない月額のアプリや、AIを使った業務の効率化を見直したい方は、株式会社プロヴァシスへご相談ください。業務の内容をうかがい、専用のアプリで作る範囲とお見積りをご説明します。ご相談はお問い合わせから受け付けています。
